En mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur dans l’Union européenne. Le RGPD est un règlement qui définit des règles strictes sur la manière dont les données personnelles doivent être collectées, traitées et stockées par les organisations opérant dans l’UE. L’une des principales exigences du RGPD est que les organisations doivent désigner un délégué à la protection des données (DPD, DPO en anglais). Toutefois qu’est-ce qu’un DPD exactement et quelles sont ses responsabilités ? Voyons cela de plus près.
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Qui est le délégué à la protection des données ?
Un délégué à la protection des données (DPD) est un poste de haut niveau chargé de superviser la stratégie de protection des données d’une organisation et de veiller au respect des lois et réglementations applicables. Le DPD est généralement chargé de gérer tous les aspects de la confidentialité des données, y compris l’élaboration et l’application de politiques, la formation des employés et les enquêtes sur les incidents. Le DPD peut également être chargé de mener des audits de données et de répondre aux demandes de données des autorités. Dans certains cas, le DPD peut rendre compte directement au PDG ou au conseil d’administration. Dans d’autres cas, le DPD peut faire partie du service juridique ou du service de conformité. Le titre de « délégué à la protection des données » est relativement récent. Avant l’avènement de lois sur la confidentialité des données telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD), il n’y avait pas besoin d’un rôle dédié à cet objectif spécifique. Cependant, comme la confidentialité des données a gagné en importance ces dernières années, le DPD est devenu un élément essentiel des programmes de conformité de nombreuses organisations.
Le rôle du délégué à la protection des données
Le rôle du DPD est de veiller à ce qu’une organisation se conforme au RGPD. Cela implique de contrôler la conformité de l’organisation avec le RGPD, de conseiller l’organisation sur ses obligations en vertu du RGPD et de coopérer avec les autorités de surveillance. Le DPD a également le devoir d’informer les personnes sur leurs droits en vertu du RGPD. Le DPD doit avoir une connaissance approfondie de la législation et des pratiques en matière de protection des données. Il doit également être indépendant des autres membres du personnel, afin de pouvoir exercer ses fonctions en toute objectivité.
Les avantages d’engager un délégué à la protection des données
La présence d’un DPD au sein du personnel présente de nombreux avantages. Tout d’abord, cela permet de s’assurer qu’une organisation est conforme à toutes les lois et réglementations applicables. Cela peut permettre d’éviter des amendes et des pénalités coûteuses. En outre, un DPD peut contribuer à améliorer l’efficacité de l’organisation en rationalisant les processus de traitement des informations sensibles. Enfin, un DPD peut contribuer à renforcer la confiance des employés, des clients et des autres parties prenantes en garantissant que leurs données personnelles sont correctement protégées.
Avez-vous besoin d’un DPD pour votre entreprise ?
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un ensemble de règlements que les États membres de l’Union européenne doivent mettre en œuvre afin de protéger la confidentialité des données numériques. Le règlement s’applique à toute organisation qui traite ou a l’intention de traiter les données des individus dans l’UE, que l’organisation soit basée à l’intérieur ou à l’extérieur de l’UE. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) exige que toutes les entreprises désignent un délégué à la protection des données (DPD) si elles traitent de grandes quantités de données, si leurs activités de traitement des données sont effectuées à grande échelle ou si leurs activités de traitement des données présentent des risques pour les droits et libertés des personnes. Qu’est-ce que cela signifie pour votre entreprise ? En vertu du RGPD, toutes les entreprises doivent nommer un DPD si l’une des situations suivantes s’applique :
- l’entreprise traite de grandes quantités de données ;
- l’entreprise traite des données sensibles à grande échelle ;
- les activités de traitement des données de l’entreprise présentent des risques pour les droits et libertés des personnes ;
- l’entreprise effectue un suivi régulier des individus à grande échelle ;
- l’entreprise est un organisme public.
Si votre entreprise entre dans l’une de ces catégories, vous êtes tenu par la loi de désigner un DPD (ou DPO) !
DPO Consulting est un cabinet conseil dpo qui peut répondre à votre besoin. Il a créé My DPO solution en 2017 pour répondre aux défis de la mise en conformité avec le RGPD. Le logiciel fournit une solution complète pour la gestion de la confidentialité des données, notamment la cartographie des données et la gestion des droits des personnes concernées. My DPO est une solution idéale pour les entreprises et les organisations publiques qui cherchent à se conformer au RGPD. Ses fonctionnalités forment une solution idéale pour la conformité au RGPD, notamment sa facilité d’utilisation et sa capacité à s’intégrer à toute organisation. Si ce logiciel vous intéresse, veuillez suivre ce lien pour en savoir plus !
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Conseils pour éviter les sanctions en cas de violation du RGPD
Le RGPD impose des exigences strictes aux entreprises en termes de protection des données personnelles des citoyens de l’UE et le non-respect de ces exigences peut entraîner des sanctions de la part de l’autorité de protection des données française, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Voici quelques conseils que les dirigeants d’entreprise peuvent utiliser pour réduire le risque d’être sanctionnés pour des violations du RGPD.
Soyez proactif dans votre approche de la protection des données
En vertu du RGPD, les entreprises sont tenues d’adopter une approche proactive de la protection des données. Cela signifie que vous devez mettre en place des systèmes et des processus pour protéger les données personnelles des citoyens de l’UE avant toute collecte de données. Vous devez également vous assurer que ces systèmes et processus sont régulièrement mis à jour afin de rester en conformité avec le RGPD. Vous devez donc être particulièrement vigilant dans les cadre de la mise en place d’une stratégie inbound marketing par exemple.
Nommer un délégué à la protection des données
Si votre entreprise traite de grandes quantités de données personnelles ou si vous traitez des catégories particulières de données telles que des données de santé, vous êtes tenu de désigner un délégué à la protection des données (DPD). Le DPD est chargé de veiller à ce que votre entreprise se conforme au RGPD et il sera le point de contact de la CNIL en cas de questions.
Tenir des registres détaillés
En vertu du RGPD, vous êtes tenu de conserver des registres détaillés de toutes les données personnelles que vous collectez, traitez ou stockez. Ces registres doivent inclure des informations telles que la finalité pour laquelle les données sont traitées, les catégories de données traitées et les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données.
Coopérer avec les enquêtes de la CNIL
Si votre entreprise est sélectionnée pour une enquête de la CNIL, il est important de coopérer pleinement. Cela signifie fournir toute information demandée en temps utile et permettre aux inspecteurs de la CNIL d’accéder à vos locaux si nécessaire. Un manque de coopération dans le cadre d’une enquête peut entraîner une aggravation des sanctions de la CNIL. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et les entreprises qui ne s’y conforment pas peuvent être sanctionnées par la CNIL : l’autorité de protection des données française.
Pour éviter ces sanctions, les dirigeants d’entreprise doivent adopter une approche proactive de la protection des données en mettant en place des systèmes et des processus avant toute collecte de données personnelles. Les dirigeants doivent également nommer un délégué à la protection des données si leur entreprise traite de grandes quantités de données personnelles et conserver des dossiers détaillés de toutes les données personnelles collectées, traitées ou stockées. Le rôle du DPD est crucial pour garantir que les organisations se conforment au RGPD. Enfin, il est important de coopérer pleinement avec toute enquête de la CNIL sur la conformité de votre entreprise aux normes du RGPD. En suivant ces étapes, vous pouvez réduire le risque d’être sanctionné pour des violations du RGPD.
