Quelle caisse enregistreuse choisir pour son restaurant

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Classique, sur ordinateur ou dans le nuage : quelle est la meilleure caisse enregistreuse ?

Les caisses enregistreuses des restaurants ont des caractéristiques spéciales adaptées aux besoins du secteur. La comptabilité, la gestion des tables et du personnel représentent certaines des spécificités du secteur de la restauration, mais tous les modèles n’en sont pas équipés et le choix pourrait s’avérer déterminant pour les performances de l’entreprise.

Comment choisir la caisse d’un restaurant ? Quelles sont les différences entre les modèles classiques et modernes ?

Dans cet article, nous donnerons un aperçu des types de caisses enregistreuses pour les restaurants, indiquerons certaines des marques les plus populaires et essaierons de comprendre comment faire le choix en fonction des besoins particuliers.

Caisse classique
La caisse enregistreuse classique ressemble à une machine un peu dépassée, équipée d’un clavier physique permettant d’effectuer les fonctions de base du calcul (somme, contre-passation, taux de TVA, calcul du reste). Bien que l’informatique ait pris le relais dans ce secteur également, la simple caisse enregistreuse est toujours sur le marché, à tel point que les marques les plus importantes – dont Olivetti et Casio – maintiennent encore leur production.

Au fil des ans, on a assisté à une évolution de la conception – qui est devenue plus compacte – et des fonctions qui facilitent le calcul de la facture et l’émission du reçu.

Les nouvelles fonctions sont pour la plupart complétées par des périphériques supplémentaires tels que des lecteurs de codes-barres et des balances, qui permettent d’automatiser davantage la phase de paiement.

La caractéristique de la caisse enregistreuse simple est l’imprimante fiscale intégrée dans la même machine. Il s’agit généralement d’une imprimante thermique qui vous permet de personnaliser le reçu avec les données requises par la loi. Les machines les plus modernes permettent également d’obtenir un rapport de gestion ou fiscal transférable sur ordinateur.

En raison de leurs fonctions limitées, les caisses enregistreuses économiques ne sont pas recommandées pour les activités ayant un volume de clientèle discret, dont la gestion est grandement simplifiée par des solutions spécifiques pour la restauration.

Les prix de ce type de système de paiement en espèces peuvent varier de 150 à 400 euros.

Caisse enregistreuse sur ordinateur (sur PC)
Avec la caisse enregistreuse sur un ordinateur Windows ou PC, vous passez à une dimension plus avancée de la caisse enregistreuse, avec plus de fonctionnalités accessibles via une interface graphique conviviale. En d’autres termes, par rapport à l’ancienne version, la caisse enregistreuse sur PC offre des fonctions plus complexes mais est également plus facile à utiliser.

Les caisses enregistreuses informatisées fonctionnent avec le logiciel Windows installé localement, de manière autonome à partir de plateformes en ligne et d’autres connexions externes.

Les systèmes tout-en-un et les systèmes modulaires se distinguent dans la même catégorie.

Dans la caisse enregistreuse tout-en-un basée sur PC, le logiciel est installé sur une machine spécialement conçue pour servir les fonctions de caisse, donc complète – en plus du programme – d’imprimantes, de tiroirs, d’écrans et de claviers.

La caisse modulaire peut être installée sur des ordinateurs communs – à condition qu’ils soient équipés d’un système d’exploitation compatible – ou sur des machines mises à la disposition des mêmes fournisseurs. Dans ce cas, nous aurons un appareil avec un logiciel dont le potentiel est étendu en fonction de nos besoins, en ajoutant les périphériques nécessaires à l’activité (par exemple, tiroirs, scanners, étiqueteuses, etc.).

Dans les deux cas, le logiciel peut s’adapter à des appareils classiques (ordinateur avec clavier et souris) ou aux écrans tactiles les plus modernes.

Le coût des caisses enregistreuses pour PC varie selon le mode d’acquisition. Certaines entreprises accordent l’achat de la licence d’utilisation du logiciel, d’autres proposent le logiciel avec l’appareil et les périphériques appropriés avec un contrat de location.

carte de credit

Une caisse enregistreuse en ligne
Les caisses enregistreuses basées sur le cloud sont la version la plus avancée des caisses enregistreuses. Étroitement relié à une connexion Internet, le logiciel de ces caisses enregistreuses n’est pas installé localement sur un ordinateur, mais sur un serveur accessible via des applications compatibles – selon l’offre – sur des appareils mobiles et/ou fixes.

Les caisses enregistreuses basées sur le cloud présentent plusieurs particularités, à commencer par la facilité d’utilisation qui rend inutile l’intervention d’un technicien pour l’installation et la configuration. Il s’agit en fait de simples applications pour tablettes, smartphones ou ordinateurs auxquelles on peut accéder avec ses identifiants.

Le potentiel des caisses enregistreuses en réseau est très élevé, surtout dans le cas d’un secteur particulier comme la restauration.

Modélisées en fonction des besoins de l’activité, les applications basées sur le cloud permettent tout d’abord aux différents membres du personnel d’accéder avec un profil personnel (dont les fonctions sont gérées par le propriétaire) et de mettre à jour en temps réel l’enregistreur avec les informations relatives aux activités en cours (par exemple, les tableaux, les commandes, les reçus).

Les enregistreurs dans le nuage fonctionnent généralement sur les systèmes mobiles Android et iOS-Apple et nécessitent une connexion internet. Certains systèmes fonctionnent cependant partiellement hors ligne, enregistrant les informations sur l’appareil utilisé et les transférant ensuite dans la base de données du nuage.

Dans ce cas également, la caisse peut être enrichie des périphériques nécessaires et constituer ainsi une offre complète pour la gestion de l’activité.

Le prix des caisses dans le nuage suit le modèle du crédit-bail, avec une redevance mensuelle ou annuelle pour l’utilisation du logiciel et des mises à jour. Nous signalons également la disponibilité d’applications de gestion gratuites telles que Square Point of Sale.

Quelles sont les meilleures caisses enregistreuses pour les restaurants ?

Il ne peut y avoir de meilleure solution dans l’absolu, mais un choix qui se rapproche le plus possible des besoins matériels du secteur de la restauration.

Avant de couronner un point de vente, il est bon d’explorer les principales catégories de distinction – largement illustrées dans cet article – afin d’identifier les points centraux dont le restaurant ne peut se passer.

Une solution similaire n’est pas à exclure à tout prix, mais il est clair que seules les activités comportant un nombre réduit de tables, un choix limité de menus à la carte et une faible fréquence de recettes peuvent être réalisées sans souci à la simple caisse enregistreuse. C’est le cas, par exemple, des restaurants, auberges et tavernes familiales.

Les solutions les plus modernes, en revanche, sont les caisses enregistreuses sur PC que l’on trouve le plus souvent dans les restaurants qui ont besoin d’une gestion commerciale simplifiée. Le choix des logiciels est crucial, car ils peuvent ou non offrir un large éventail de fonctions. Dans certains cas, les programmes ne sont qu’une simple transposition graphique de la caisse enregistreuse, dans d’autres, ils deviennent une gestion complète de l’activité.

La caisse enregistreuse sur le nuage est la version la plus avancée du point de vente, idéale dans des contextes jeunes et dynamiques. La supériorité technologique incontestée de ce système est incarnée par une application simple à utiliser qui permet au propriétaire de contrôler les activités, les collections, les statistiques, la comptabilité et l’inventaire en temps réel.

Une caractéristique clé de la caisse et de la gestion dans le nuage est sans aucun doute l’accessibilité ramifiée à différents niveaux d’autorisation. En d’autres termes, le restaurateur peut créer un profil pour chaque membre du personnel, déterminer son rôle et l’associer aux fonctions qu’il peut exercer au sein de l’application.

Dans ce cas, un smartphone commun peut être transformé en appareil de caisse, capable de communiquer en temps réel les demandes et requêtes des clients, les paiements reçus, etc. Les personnes intéressées par une solution complète de gestion de restaurant devraient envisager le système en cloud.