Avoir les bons documents juridiques en place est important. Qu’il s’agisse de régler un différend avec un employé, de gérer des données client ou de conclure un contrat avec un fournisseur de services, vous devez vous assurer que votre entreprise est couverte en cas d’imprévu.
Nous nous sommes associés à l’entreprise de traduction juridique JuriTrad pour compiler une liste de certains des documents juridiques les plus importants utilisés par les petites entreprises. Lisez la suite pour savoir ce qu’ils sont et pourquoi vous en avez besoin.
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1. Contrat de prestation de services à une autre entreprise
Qu’est-ce que c’est ?
Ce document énonce les accords de base permettant à une entreprise de vendre ses services à une autre entreprise.
Pourquoi c’est important ?
Il contient des protections importantes pour le vendeur – en particulier, les conditions de paiement, les services vendus, le moment où le vendeur peut résilier le contrat ou des protections en cas de problème.
Que se passe-t-il si vous n’avez pas ce document en place ?
Sans accord, l’acheteur des services du vendeur peut refuser de payer ou retarder le paiement. Le vendeur aura alors des difficultés à prouver que l’acheteur a accepté de payer les services. Si le vendeur détient une propriété intellectuelle (PI) précieuse dans les services, ou révèle des informations confidentielles à l’acheteur, cet accord protège la PI et les informations confidentielles. L’accord fixe également un plafond sur ce que l’acheteur peut poursuivre en cas de rupture de contrat ou si les choses tournent mal avec les services (appelé limitation de responsabilité). C’est une protection précieuse pour le vendeur.
2. Accord de confidentialité standard (NDA)
Qu’est-ce que c’est ?
Le but d’un NDA est de protéger les informations confidentielles détenues par l’une ou les deux parties, à l’accord avec les personnes impliquées qui sont signataires. L’accord étant que leurs informations confidentielles ne seront pas divulguées ou rendues publiques.
Pourquoi c’est important ?
Un accord de non-divulgation (ou NDA) est un document juridiquement contraignant conçu pour empêcher le partage d’informations et de données sensibles et confidentielles d’une entreprise entre des personnes qui ne sont pas autorisées à y accéder. Vous l’entendrez aussi souvent appelé « accord de confidentialité ». Dans certains cas, il est nécessaire de faire appel à une agence de traduction juridique pour faire traduire un NDA si l’une des partie parle une autre langue.
Que se passe-t-il si vous n’avez pas ce document en place ?
Le risque est que des informations confidentielles deviennent accessibles au public, ce qui pourrait embarrasser ou avoir un impact négatif sur une partie. Soit par perte de revenus, perte de clients ou perte de propriété intellectuelle précieuse.
VOIR AUSSI : Quels sont les contrats de travail sont possibles en SASU ?
3. Politique de protection des données
Qu’est-ce que c’est ?
Cette politique informe tous ceux qui travaillent pour l’entreprise en question sur la façon dont l’entreprise traitera leurs données personnelles. Bien qu’il ne soit pas obligatoire d’avoir une politique en vertu des lois sur la protection des données, il est recommandé que l’entreprise en ait une en place pour servir de point de référence pour ceux qui travaillent pour vous. Et cela aide à démontrer la conformité aux lois sur la protection des données.
Pourquoi c’est important ?
En vertu des règles du RGPD, il est important que les entreprises qui traitent tout type de données personnelles de clients/clients/employés ou fournisseurs procèdent à un examen de leurs procédures et politiques internes pour s’assurer qu’elles restent conformes au RGPD. Il est fortement conseillé d’avoir une politique de protection des données à jour pour s’assurer que les entreprises respectent les règles et directives du RGPD. Il est également recommandé par le régulateur.
Que se passe-t-il si vous n’avez pas ce document en place ?
En n’ayant pas de politique de protection des données en place, les entreprises risquent de violer les règles et directives strictes du RGPD, ce qui pourrait entraîner de graves sanctions financières pour les entreprises en infraction.
Les clients et les employés veulent avoir l’assurance que l’entreprise prend ces problèmes au sérieux. Ils veulent avoir la certitude que leurs données personnelles seront traitées. Les infractions peuvent être très préjudiciables à la réputation de l’entreprise et les amendes peuvent être élevées.
4. Politique de santé mentale et de bien-être
Qu’est-ce que c’est ?
Idéalement, chaque entreprise devrait avoir mis en place une politique de santé mentale et de bien-être. Le personnel et les autorités de réglementation en matière de santé et de sécurité s’attendent de plus en plus à ce que les employeurs mettent en place cette politique pour soutenir le nombre croissant d’employés qui déclarent souffrir de stress lié au travail et de mauvaise santé mentale chaque année.
La politique précise également que chaque employé sera tenu responsable de la protection de la confidentialité de ces données et du respect des étapes incluses dans ce règlement.
Pourquoi c’est important ?
Les employeurs ont l’obligation légale de s’assurer que, dans le cadre de leurs obligations contractuelles au travail, les employés ne subissent pas d’exigences ou de pressions excessives liées au travail. Ou tout autre traitement qui met leur santé mentale (ou physique) en danger.
Que se passe-t-il si vous n’avez pas ce document en place ?
En n’ayant pas cette politique en place, les employeurs risquent de violer les règles de protection des données Françaises. Les informations sur la santé mentale et le stress sont très délicates et relèvent des catégories spéciales de données en vertu de la réglementation Française sur la protection des données.
Les employeurs pourraient également être exposés à des risques très graves en cas de réclamations potentielles d’employés alléguant des blessures sur le lieu de travail. La raison en est de mauvaises conditions de travail qui entraînent un stress excessif et une mauvaise santé mentale.
VOIR AUSSI : Quelle est la différence entre SIREN et SIRET ?
5. Contrat de travailleur occasionnel
Qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’un contrat pour l’engagement d’un travailleur occasionnel, tel que des travailleurs que l’entreprise pourrait engager pour rechercher une aide supplémentaire, par exemple pendant une période de vente saisonnière ou avec des tâches et des projets particuliers (généralement non spécialisés). Parfois, il est également connu sous le nom de contrat zéro heure.
Pourquoi est-il important d’avoir ce document en place ?
En utilisant un contrat de travail occasionnel, les entreprises acquièrent une plus grande flexibilité qui donne à toute entreprise plus d’agilité et un avantage concurrentiel plus élevé pour être en mesure de répondre rapidement et efficacement à l’environnement opérationnel en constante évolution.
Elle protège l’entreprise du travailleur occasionnel qui revendique le statut de salarié.
Quels problèmes peuvent survenir si vous n’avez pas ce document en place ?
L’état Français voudra la preuve que les travailleurs occasionnels n’étaient pas des employés.
Les entreprises veulent s’assurer qu’elles peuvent résilier l’arrangement et éviter tout risque que le travailleur occasionnel revendique des droits ou des droits en matière d’emploi.
