Un flux de travail (workflow) désigne un ensemble d’étapes détaillées d’un processus de travail, permettant d’aboutir à l’exécution d’une tâche. L’association de plusieurs workflows conduit à la réalisation d’un projet de plus grande importance. Les entreprises gagneraient énormément à se consacrer à l’optimisation de leurs workflows. Et plutôt que de perdre du temps à essayer de déployer un processus d’optimisation par elles-mêmes, il leur serait plus avantageux d’utiliser d’un logiciel BPM. Dans la suite de ce guide, découvrez les bonnes raisons qu’il y a à se servir d’un outil Business Management Project (BPM) dans le processus d’optimisation des workflows.
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Une meilleure productivité
Une meilleure productivité est la première raison qu’une société pourrait avoir de se tourner vers un logiciel BPM. L’optimisation des flux de travail va conduire à une sorte de remise en état de la compagnie, en la débarrassant de tous les processus de travail inefficaces ou sans grande importance, qui lui font perdre du temps et de l’argent. En parallèle, elle permettra d’augmenter considérablement les résultats positifs de l’entreprise. Tant au niveau du management et du rendement des travailleurs qu’au niveau du chiffre d’affaires, une amélioration sera visible.
Une entreprise qui a recours à une solution BPM pour l’assister dans son processus d’optimisation prend une longueur d’avance considérable sur ses concurrents, qui eux, ne pensent même pas à optimiser leurs workflows, encore moins à passer par un BPM.
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Une digitalisation plus fructueuse
Au fur et à mesure que le monde progresse dans un environnement digital, les entreprises font de plus en face à de nouveaux défis comme le suivi, le pilotage, la traçabilité… C’est vrai, il existe des outils tels que les ERP capables d’assurer la gestion et le suivi. Cependant, ils manquent d’efficacité, puisqu’ils évoluent très difficilement, en plus de coûter cher. Or les BPM, avec leur approche processus itérative, ont ceci d’avantageux qu’ils permettent de se développer étape après étape. Par exemple, si le projet est de digitaliser le fonctionnement des processus d’une entreprise.
Celle-ci pourrait commencer par digitaliser par un processus simple comme le suivi des commandes, et après, s’attaquer aux tâches de plus grande ampleur.
Les BPM possèdent également une approche processus agile, en ce sens qu’ils permettent d’ajuster les actions, les besoins et les responsabilités en temps réel, au fur et à mesure que l’entreprise progresse dans son processus de digitalisation. Cela permet de dynamiser les workflows et d’utiliser d’une meilleure façon les ressources disponibles.
Un gain de temps considérable
Il existe généralement quantité de processus pareils qui se présentent dans le même projet et qui nécessitent d’être traités. En les résolvant à chaque fois, de l’énergie et du temps sont gaspillés. C’est là que l’outil BPM prend tout son sens. L’utilisation d’une solution BPM pour optimiser les flux de travail aide la compagnie à gagner du temps, grâce à l’automatisation des processus métiers. Plus besoin de travailler sur plusieurs logiciels différents ou de rédiger des mails répétitifs pour répondre aux clients. Les collaborateurs de la compagnie ont alors plus de temps à consacrer à des tâches d’importance majeure. Ce qui permet d’obtenir des résultats plus intéressants.
Une autre façon dont la solution BPM aide à gagner du temps, c’est en réduisant la complexité des processus. Elle aide à décomposer les processus en des étapes plus simples, de quoi favoriser une gestion réfléchie des ressources et une meilleure productivité.
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Une meilleure satisfaction des clients
Qui dit optimisation des process dit également décomposition du travail en plusieurs étapes. Le parcours des clients est également séparé en plusieurs étapes. Cela donne lieu à une meilleure connaissance de chaque profil client par les acteurs du service à la clientèle, qui seront ensuite en mesure d’apporter un support de qualité aux clients. De plus, grâce à l’organisation et la facilitation du travail par le BPM, les employés (notamment ceux qui s’occupent de gérer la relation client) sont plus enthousiastes, rapides et consistants dans l’exécution de leur métier. Ils se dévouent donc volontiers au bien-être et à la satisfaction des clients de l’entreprise.
Aussi, puisque l’optimisation des workflows touche également le processus de création des produits et services offerts, ceux-ci connaîtront une amélioration certaine, ce qui contribuera à satisfaire encore plus les consommateurs.
Une autonomie prononcée
Un autre motif valable de recourir à un outil BPM lors de l’optimisation de vos workflows, c’est le fait qu’il vous permet de gagner en autonomie. Les BPM accordent la possibilité à ceux qui s’en servent de créer des applications sans avoir à écrire du code. Ainsi donc, plus besoin d’apprendre à coder ou de contacter un programmeur professionnel pour mettre sur pied une fonctionnalité logicielle qui vous sera utile dans l’exercice de votre travail.
En effet, ces outils adoptent la stratégie de low code, qui permet aux acteurs de la société en charge de la production, de créer des outils de travail sans grande connaissance en informatique. Cela permet à la structure de gagner du temps et de l’argent. Même si une formation d’une ou quelques séances sera nécessaire au départ, il ne faudra pas longtemps pour que les employés de la compagnie montent en compétences et soient aptes à se servir de la solution Business Management Project tous seuls.
Il est aussi important de noter que l’usage du low code n’empêche pas d’intégrer du code pur et dur si besoin. Par exemple, si l’entreprise aimerait concevoir des fonctionnalités spécifiques ou complexes, elle peut le faire tout en continuant de profiter de celles qu’elle aura développées via le low code.
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Une implication plus intense des employés
L’usage d’un BPM est synonyme de regroupement et de sécurisation de l’information. Ce qu’il y a de plus intéressant c’est que cet outil a la capacité de rassembler et de centraliser les données provenant de plusieurs autres logiciels en plus de celles qu’il possède. Grâce aux écrans de suivi et de pilotage, la plateforme BPM classe et distribue l’information aux salariés de manière automatisée, s’assurant ainsi que ces derniers sont bien équipés et ont accès aux données dont ils ont besoin pour prendre de meilleures décisions.
Les tableaux de bord des BPM facilitent également la collaboration et les feedbacks entre les travailleurs et les différents services. C’est clair, ces outils comportent assez d’avantages qui poussent les collaborateurs à s’impliquer davantage pour la bonne marche de la compagnie.
En somme, opter pour un logiciel BPM en vue d’optimiser le workflow d’une société revient à mettre en place un système automatisé qui facilite et améliore le travail de l’humain tout en garantissant un meilleur rendement.
