Lorsqu’on crée une PME, au minimum l’on s’attend à ce qu’elle soit productive. La productivité désigne la capacité à apporter du résultat en fonction des moyens mis en jeu. Mais l’entreprise n’est pas toujours automatiquement productive. L’entrepreneur doit donc songer aux différents moyens à mettre en place pour optimiser la productivité de son entreprise. La question est donc de savoir comment faire pour rendre votre PME plus productive ? Dans cet article, nous vous présentons des conseils à suivre et des outils à mettre en place dans votre entreprise pour améliorer sa productivité.
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Quels conseils appliquer pour améliorer la productivité d’une PME ?
Pour rendre une entreprise plus productive, l’entrepreneur ou chef d’entreprise doit adopter une méthode de travail entièrement orientée vers la production. Il doit adopter une stratégie d’organisation et de fonctionnement qui permet, facilite et accélère la productivité de son entreprise. Voici les conseils à appliquer pour parvenir à cette fin.
Établir les priorités et savoir déléguer
Aucune véritable productivité ne peut être atteinte s’il n’est pas au préalable défini un ordre de priorité dans le travail. L’entreprise concentre généralement une importante masse de travail. Parmi le lot de tâches quotidiennes, hebdomadaires ou encore mensuelles, il est essentiel, voire capital pour le chef d’entreprise d’établir les priorités.
L’établissement des priorités permet de gagner du temps, de ne pas s’éparpiller dans des tâches non urgentes, voire même vaines.
Le promoteur doit se concentrer sur les tâches ou projets susceptibles de générer un retour sur investissement, notamment dans de meilleurs délais.
Déléguer une tâche ou une mission signifie confier son exécution à une tierce personne, parfois plus experte. Dans le cas de l’entreprise, l’entrepreneur doit savoir déléguer certaines tâches à ses collaborateurs afin de ne pas crouler sous l’importante charge du travail. L’avantage de la délégation de tâches est qu’elle facilite la célérité dans le travail et la répartition de sa charge entre tous les collaborateurs impliqués. Ce qui permet d’atteindre plus rapidement les objectifs.
Devenir mobile
À l’ère du numérique, la technologie offre aux entreprises et notamment aux PME (Petites et moyennes entreprises) la capacité de se faire une place de choix par les concurrents. Parmi les opportunités qu’offre la technologie numérique, il y a le mobile. Devenir mobile pour une entreprise désigne le fait pour elle de se rendre disponible ou accessible via un terminal mobile, en l’occurrence un smartphone.
Aujourd’hui, la plupart des entreprises qui ne sont pas accessibles sur smartphone ont un important déficit dans leur capacité à atteindre leurs objectifs, et donc à améliorer leur productivité. L’entreprise doit développer des solutions mobiles afin de permettre aux employés d’être connectés en temps réel.
60 % des emails sont lus aujourd’hui sur smartphone. C’est dire tout simplement la place importante des solutions numériques dans l’optimisation de la productivité d’une entreprise. En se dotant de capacités de stockage et de centralisation du Cloud, l’entreprise permet à ses salariés de travailler en tout moment en tout lieu, permettant ainsi une rentabilité continue.
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Réduire les activités qui font perdre du temps
Certaines activités en entreprise nécessitent plus de temps pour leurs accomplissements que d’autres. À cela s’ajoute un nombre important de distractions. Afin de travailler de manière optimale et de se concentrer sur la productivité de l’entreprise, il est important de limiter les distractions et les activités qui font perdre du temps.
Parmi les activités à réduire, il y a les réunions. L’entrepreneur doit réduire le nombre de réunions et surtout le nombre de participants auxdites réunions. Une réunion doit être indispensable, avec un ordre du jour clair et précis.
La communication par messages électroniques est rapide, mais pas toujours. Il existe encore d’autres canaux plus efficaces en termes de rapidité. C’est notamment le cas des discussions en vidéo spontanée, ou des appels téléphoniques.
Les réseaux sociaux peuvent également constituer une source de distraction et de perte de temps en entreprise.
Selon le rapport « 2021 Social Media Trends » de GlobalWebIndex, les individus passent en moyenne près de deux heures et demie par jour sur les réseaux sociaux.
Automatiser les tâches
L’automatisation des tâches désigne le processus par lequel les tâches sont exécutées spontanément. En entreprise, l’automatisation de certaines tâches permet d’améliorer l’efficacité au travail, la communication et de booster la productivité de tous les collaborateurs.
L’automatisation des tâches procède de la connexité ou mise en commun des outils de travail. Le promoteur doit définir au préalable les différents scénarios permettant la mise en route automatique des tâches. Il doit ensuite faire le choix d’un CRM parfaitement efficace permettant d’automatiser les scénarios prédéfinis.
Une fois le processus d’automatisation mis en place, le chef d’entreprise peut se concentrer sur les tâches plus orientées vers la productivité de l’entreprise. Il en résulte donc un gain de temps que le promoteur pourra exploiter judicieusement. Comme exemple, il peut personnaliser les interactions avec les clients. Ce qui lui évitera de passer du temps à écrire des emails de réponse à ces derniers.
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Quels outils adopter pour améliorer la productivité d’une entreprise ?
Pour de meilleurs résultats, pour plus d’efficacité, les conseils pratiques pour améliorer la productivité de l’entreprise doivent être accompagnés d’outils performants. Voici une liste d’outils à adopter pour booster la productivité d’une entreprise.
Slack
Slack est une application de messagerie pour les entreprises. Il a gagné en popularité ces derniers temps, surtout depuis la crise du Covid-19. Slack a la particularité de pouvoir rassembler en un seul endroit, tous les membres de l’entreprise, les messages et les fichiers liés à des sujets spécifiques. Il améliore la collaboration et la productivité au travail.
En 2015, une enquête a révélé que les entreprises qui utilisent l’outil Slack obtiennent d’importants résultats. L’enquête a révélé une augmentation de la productivité chez ces entreprises, de l’ordre de 32 %, une réduction de l’utilisation des e-mails de 48,6 % et une réduction des réunions de 25,1 %.
Slack utilise des espaces organisés appelés « canaux/tâches ». Il propose surtout à l’entreprise la fonction « rappel » qui permet de se souvenir d’une tâche. Slack permet également de gagner du temps en rejoignant des appels pouvant compter jusqu’à 15 personnes.
Whereby
L’outil Whereby offre une sérieuse alternative au chat et aux appels. Cet outil est simple et rapide. Pour l’utiliser, il n’est pas besoin de télécharger de logiciel ou d’application. Whereby est accessible à partir de l’URL personnalisée de l’entreprise pour participer à un appel via le navigateur, sur téléphone portable sur ordinateur, le tout en seul clic.
La particularité la plus saisissante de Whereby est sa fonctionnalité « groupe de discussion ». Cette dernière est parfaite pour l’organisation de cours, d’évènements et d’ateliers. Il est possible d’utiliser l’intégration YouTube de Whereby. En matière de productivité au travail, le gain de temps est un avantage considérable qui détermine le choix de l’utilisation d’un outil ou d’un autre.
L’utilisation de Whereby rend plus facile le travail en commun, les appels, les réunions, etc. Cet outil se passe très bien de la création de comptes pour son utilisation.
Evernote
Pour une solution de stockage optimale de toutes les informations ou données, notes, liens web, fichiers, documents, textes, ou feuilles de calcul, Evernote est l’application idéale. Cet outil de travail permet un classement organisé de toutes données de l’entreprise. Il permet également à n’importe quel utilisateur de les retrouver avec beaucoup de facilité.
Outre sa fonctionnalité d’enregistrement et de stockage de données, Evernote permet également la rédaction d’idées, la création de listes de contrôle et la prise de notes. Il est également possible d’insérer des documents numérisés et des images. L’application est conçue de sorte à réduire le temps de recherche d’un élément.
En somme, Evernote est un excellent outil pour accroître la productivité et la croissance de l’entreprise. Il facilite l’enregistrement des données et simplifie leur recherche. L’application propose surtout la capacité de stocker une importante quantité de données en un seul endroit.
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Nutcache
Pour la gestion de projet interfonctionnel, le choix de Nutcache est idéal. Cet outil permet d’augmenter la productivité au travail en facilitant la collaboration entre les équipes. Nutcache permet en outre une meilleure gestion du temps et des tâches et un meilleur suivi de projets.
La principale contribution de Nutcache est qu’il permet à l’entreprise d’organiser des tâches en fonction de l’urgence d’exécution. Il offre également la possibilité de prendre en compte les budgets, permettant la maîtrise des coûts. Il facilite la relation entre employés et clients de l’entreprise.
Toutes les caractéristiques de Nutcache sont conçues afin de permettre une réduction du temps des tâches, et donc un gain de temps pour la rentabilité de l’entreprise.
Les conseils et outils pour l’amélioration de la productivité d’une PME sont globalement orienté vers le gain de temps. Le temps représente donc une ressource et un préalable indispensable pour l’optimisation de la productivité en entreprise.
