Contrairement aux idées reçues, organiser un évènement n’est pas une opération anodine. Les sociétés événementielles professionnelles vous le diront, il faut élaborer des stratégies efficaces et éviter certains pièges pour que tout se passe bien. Afin de consolider les liens entre les participants à votre évènement d’entreprise, voici 10 conseils que vous pouvez mettre en œuvre pour réussir votre évènement.
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1. Définir clairement vos objectifs
C’est la première chose à faire lorsque vous envisagez d’organiser un évènement d’entreprise. Quels sont les buts que vous souhaitez atteindre avec cet évènement ? Une fois que vous aurez répondu à cette interrogation, vous pourrez mieux orienter les actions suivantes. Vous pouvez déjà savoir si vous préférez installer des chapiteaux industriels ou louer une salle par exemple.
2. Établir votre budget
C’est l’un des aspects les plus délicats de l’organisation d’une soirée d’entreprise ou d’une conférence. Établissez le budget afin de faire les choix adéquats et d’éviter de fragiliser votre trésorerie. Prenez en compte tous les aspects : la location du lieu, la nourriture, la décoration, le matériel, l’animation et le marketing.
Intégrez aussi le coût de l’emploi des prestataires et du personnel. Nous vous conseillons de prévoir 20% sur votre budget global pour gérer les imprévus.
3. Choisissez la date
Le choix de la date est aussi un détail très important à régler pour réussir la planification de votre évènement. Cette décision peut fortement influencer la concrétisation et le succès de votre projet.
4. Choisissez le lieu
La sélection du lieu est une étape clé. Si vous voulez installer un chapiteau de stockage industriel, par exemple, vous devez vous assurer que le site le permet. Il doit aussi être facile d’accès et refléter l’ambiance que vous souhaitez instaurer pendant l’évènement.
5. Dressez une liste des participants
Si la manifestation n’est pas ouverte au grand public, dressez la liste des invités. Dans le cas contraire, ouvrez la billetterie à temps pour avoir une idée du nombre de participants à l’évènement.
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6. Constituez une équipe
La formation d’une équipe compétente est indispensable pour réussir votre planification. En cas de besoin, faites aussi appel à des prestataires fiables pour la décoration, la sécurité, l’animation ou encore la restauration.
7. Communiquez à propos de votre évènement
Pour que votre manifestation ait le succès escompté, utilisez une stratégie de communication adaptée pour faire sa promotion. Profitez du potentiel des réseaux sociaux et de votre visibilité pour relayer l’information.
8. Gérez la logistique
C’est un aspect à ne pas négliger pour que tout soit parfait. Assurez-vous donc que tout soit au point : équipements, matériel d’audiovisuel, mobilier, sonorisation, etc.
9. Prenez en compte les imprévus
Même si vous respectez les étapes présentées ci-dessus, il est possible que des imprévus surviennent. Anticipez-les afin de réagir convenablement et d’éviter que votre évènement soit gâché.
10. Remerciez les participants
Après la tenue de l’évènement, remerciez les participants pour leur présence. Créez un questionnaire de satisfaction afin d’identifier les éléments à améliorer pour une prochaine édition.
L’organisation d’un événement d’entreprise va bien au-delà d’une simple planification ; elle est une opportunité de renforcer les liens entre participants et de promouvoir l’esprit d’équipe. En suivant ces conseils, vous posez les fondations d’un événement non seulement réussi, mais également mémorable pour tous.
